În contextul creșterii cerințelor privind transparența și combaterea spălării banilor, toate persoanele juridice din România trebuie să depună o Declarație privind beneficiarii reali la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Această cerință este reglementată de Legea nr. 129/2019, iar scopul acesteia este identificarea persoanelor care controlează în mod real o companie sau altă entitate juridică. Formularul nr. 3 este instrumentul standard prin care această declarație este depusă.

Ce este Declarația Privind Beneficiarii Reali?

Declarația privind beneficiarii reali este un document oficial prin care persoana juridică (compania, asociația etc.) declară identitatea beneficiarilor reali ai entității. Beneficiarii reali sunt persoanele fizice care dețin sau controlează direct sau indirect compania sau care exercită un control semnificativ asupra activităților acesteia. Declarația este esențială pentru combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului.

Cine trebuie să depună Declarația?

Toate persoanele juridice înmatriculate în Registrul Comerțului trebuie să depună această declarație. Excepție fac regiile autonome, companiile și societățile naționale și societățile deținute integral sau majoritar de stat. Declarația trebuie depusă la înființare, anual sau ori de câte ori intervin modificări în structura acționariatului sau în beneficiarii reali ai companiei.

Cazurile în care se depune declarația:

• Înscriere inițială: La înmatricularea persoanei juridice în Registrul Comerțului.
• Modificări: Dacă apar schimbări în structura beneficiarilor reali.
• Eroare materială: În cazul în care s-a comis o eroare materială și trebuie corectată.
• Depunere anuală: Pentru persoanele juridice deja înmatriculate, conform Legii nr. 129/2019.

Ce conține Formularul nr. 3?

Formularul nr. 3 este structurat pentru a permite colectarea tuturor informațiilor relevante despre beneficiarii reali ai persoanei juridice și se completează cu atenție de către reprezentantul legal al companiei sau de către un împuternicit.

Secțiunile principale ale Formularului nr. 3:

1. Informațiile despre persoana juridică: În această secțiune se introduce numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, Codul Unic de Înregistrare (CUI) și EUID-ul companiei. Reprezentantul legal al companiei va completa numele, prenumele și datele personale (CNP, seria și numărul actului de identitate).
2. Informațiile despre beneficiarii reali: Formularul solicită identificarea beneficiarilor reali. Pentru fiecare beneficiar real trebuie menționate următoarele detalii:
   • Numele și prenumele;
   • Data și locul nașterii (localitate și județ/sector/țară);
   • Codul numeric personal (CNP) sau un alt identificator unic;
   • Actul de identitate (seria și numărul);
   • Cetățenia și adresa de domiciliu/reședință.
3. Modalitatea de exercitare a controlului: Se selectează modalitatea prin care beneficiarul real exercită controlul asupra companiei, conform articolelor relevante din Legea nr. 129/2019:
   • Control direct prin deținerea unui procent semnificativ din acțiuni;
   • Control indirect prin intermediul unei structuri de intermediere;
   • Control asupra deciziilor strategice ale firmei.
4. Semnătura și responsabilitatea: Reprezentantul legal sau împuternicitul va semna declarația pe propria răspundere, cunoscând că orice declarație falsă sau inexactă poate atrage sancțiuni legale conform Codului Penal.

Aspecte legale și GDPR

Formularul include și o secțiune referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR). Persoanele fizice ale căror date sunt incluse în această declarație trebuie informate cu privire la prelucrarea datelor lor și scopul pentru care acestea sunt utilizate.

Depunerea Declarației și Termenele Limită

Declarația privind beneficiarii reali trebuie depusă anual la Oficiul Registrului Comerțului sau ori de câte ori intervin modificări ale beneficiarilor reali. În cazul companiilor nou-înființate, declarația trebuie depusă la înmatriculare, iar ulterior anual, în termen de cel mult 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale.

Cine poate depune declarația?

Declarația poate fi depusă de:

• Reprezentantul legal al companiei;
• Un împuternicit al companiei, desemnat printr-un mandat sau o procură.

Este important de reținut că nerespectarea obligației de depunere a declarației privind beneficiarii reali poate atrage sancțiuni legale, inclusiv amendarea sau dizolvarea persoanei juridice.

Concluzie

Declarația privind beneficiarii reali este o cerință legală esențială pentru toate persoanele juridice înmatriculate în Registrul Comerțului. Prin completarea Formularului nr. 3, companiile asigură transparența necesară în ceea ce privește persoanele care dețin sau controlează afacerea, contribuind astfel la combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului. Respectarea termenelor și procedurilor pentru depunerea acestei declarații este crucială pentru evitarea sancțiunilor și pentru menținerea conformității legale a firmei.