Introducere

În fiecare an, cadrul legislativ care reglementează funcționarea firmelor și procedurile din Registrul Comerțului suferă modificări pentru a se adapta la noile realități economice și la directivele europene. Anul 2025 nu face excepție. Una dintre cele mai importante proceduri afectate este obținerea certificatului constatator — documentul care atestă situația juridică și de fapt a unei entități înregistrate la Registrul Comerțului. Acest articol analizează principalele schimbări legislative din 2025 și modul în care acestea influențează solicitarea certificatului constatator.

De ce sunt importante schimbările legislative

Schimbările legislative nu sunt simple formalități, ci răspunsuri la evoluțiile din mediul de afaceri. Ele vizează:

• alinierea la noile standarde de transparență și conformitate impuse de Uniunea Europeană;
• digitalizarea procedurilor, reducând birocratia și timpul de așteptare pentru întreprinzători;
• creșterea protecției datelor și a informațiilor sensibile;
• combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului prin obligativitatea actualizării datelor beneficiarilor reali.

Ignorarea noilor reglementări poate duce la respingerea cererilor sau la sancțiuni, de aceea este esențial ca administratorii să fie la curent cu acestea.

Principalele noutăți legislative din 2025

Legiuitorul a introdus în 2025 mai multe noutăți care vizează direct procedura de eliberare a certificatului constatator. Printre cele mai importante se numără:

1. Depunerea exclusiv online: Cererile pentru certificat constatator se depun în mod obligatoriu prin platforma online a Registrului Comerțului. Interacțiunea la ghișeu este rezervată doar situațiilor excepționale.
2. Semnătura electronică calificată: Pentru depunerea documentelor este necesară o semnătură electronică calificată. Administratorii trebuie să deține un certificat digital valabil pentru a semna cererile.
3. Actualizarea beneficiarilor reali: Companiile trebuie să actualizeze anual declarația privind beneficiarii reali înainte de a solicita certificatul. Lipsa acesteia blochează emiterea documentului.
4. Noi termene de soluționare: Termenul de eliberare a certificatului a fost redus la 3 zile lucrătoare pentru cererile depuse corect, dar se aplică penalizări în cazul documentației incomplete.
5. Taxe ajustate: Tarifele au fost actualizate, iar pentru depunerile online se acordă o reducere de 10% față de depunerea fizică.

Aceste noutăți urmăresc fluidizarea procesului

Cum influențează aceste schimbări procedura de obținere a certificatului

Pașii pentru obținerea certificatului constatator în 2025 sunt asemănători cu cei de până acum, dar cu unele ajustări importante:

1. Verificarea prealabilă a datelor: Înainte de a depune cererea, verificați dacă toate informațiile despre firmă sunt actualizate în registru (sediu, obiect de activitate, administratorii declarați etc.).
2. Actualizați declarația privind beneficiarii reali: Dacă declarația nu a fost depusă în ultimele 12 luni, completați și semnați formularul online.
3. Pregătiți documentația în format digital: Actele constitutive și eventualele acte adiționale trebuie scanate și încărcate în platformă. Asigurați-vă că fițierele sunt lizibile.
4. Accesați platforma și autentificați-vă: Autentificarea se face cu semnătura electronică. Odată autentificat, selectați tipul de certificat dorit (de exemplu, certificat constatator pentru sediu social, punct de lucru sau mențiuni).
5. Completați formularul de cerere: Introduceți datele cerute, atașați documentele și semnați electronic. Plata taxei se face online prin card sau transfer bancar.
6. Urmăriți statusul cererii: Platforma vă permite să vedeți în timp real statusul cererii. În caz de neconcordanțe, veți primi o notificare pentru a corecta documentele.

Pregătirea companiei pentru schimbări

Pentru a evita întârzierile, companiile ar trebui să adopte o serie de bune practici:

• Revizuirea periodică a actelor: Verificați anual actul constitutiv și hotărârile AGA pentru a vă asigura că datele sunt actuale.
• Obținerea semnăturii electronice: Dacă nu aveți deja, achiziționați un certificat digital de la un furnizor autorizat și înregistrați-l în platforma Registrului Comerțului.
• Centralizarea documentelor: Păstrați copii electronice ale tuturor documentelor într-un sistem bine organizat, pentru a le putea încărca rapid.
• Consultarea unui specialist: Modificările legislative pot fi complexe; colaborarea cu un avocat sau consultant specializat poate preveni greșelile.

Avantajele și provocările noilor reglementări

Noile prevederi legislative aduc atât beneficii, cât și provocări pentru mediul de afaceri:

Avantaje:

• Reducerea timpului de procesare datorită digitalizării și a termenelor mai scurte de soluționare.
• Creșterea transparenței privind structura societăților și a beneficiarilor reali.
• Economii la costuri prin eliminarea drumurilor la ghișeu și tarife reduse pentru depunerea online.

Provocări:

• Necesitatea de a utiliza semnături electronice și de a înțelege platformele digitale.
• Risc de respingere a cererilor în cazul documentelor incomplete sau a lipsei declarației beneficiarilor reali.
• Posibile dificultăți pentru persoanele care nu sunt familiarizate cu procedurile online, în special în zonele rurale.

Concluzie

Schimbările legislative din 2025 au ca scop modernizarea și eficientizarea procedurii de obținere a certificatului constatator. Deși impun cerințe suplimentare, precum utilizarea semnăturii electronice și actualizarea periodică a datelor, ele aduc beneficii în privința transparenței și a reducerii timpilor de așteptare. Pentru antreprenori, cheia succesului constă în informarea permanentă despre noile reglementări, pregătirea riguroasă a documentelor și adaptarea la noile tehnologii. Respectând aceste recomandări, obținerea certificatului constatator va deveni un proces simplu și rapid.și reducerea timpilor de așteptare, dar impun și responsabilități suplimentare pentru solicitant.